AUDITORÍAS EN REMOTO / mixtas

¿qué es una auditoría en remoto / mixta y cómo se lleva a cabo?

Una auditoría remota* se lleva a cabo cuando un auditor evalúa los procesos, políticas, procedimientos y personal de la empresa de una organización en tiempo real a través de las TIC (tecnologías de la información y la comunicación). Un auditor puede entrevistar a los auditados a través de herramientas de videoconferencia, teniendo la posibilidad de revisar (por ejemplo, utilizando las funciones de pantalla compartida) los documentos de forma remota mientras hace preguntas o solicita aclaraciones. Es posible que en algunos casos sea necesario realizar parte de la auditoría de forma presencial, por lo que en estos casos nos referimos a la auditoría como MIXTA.

Para la realización de las auditorías en remoto, en Bureau Veritas utilizamos principalmente el software para videoconferencias de Microsoft: Teams. Pero somos flexibles a la hora de utilizar otras herramientas o aplicaciones con las que se sienta más familiarizado el cliente. 

(*) La opción de hacer en remoto puede depender de cada estándar, de forma que los criterios y la viabilidad de llevar a cabo una auditoría remota, así como su duración son determinadas por cada organismo de acreditación, organismo de supervisión o propietario del esquema y deben respetarse.

¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES DE ÉXITO PARA que UNA AUDITORÍA REMOTA / Mixta sea EFECTIVA?

Requisitos clave para una auditoría remota efectiva y eficiente:

• Preparación de documentos: asegurar que los documentos estén listos y disponibles para compartir en la pantalla con el auditor. Como no es posible una visita in situ, previamente es recomendable asegurarse de que todos los documentos son accesibles de forma remota y se pueden compartir en línea.
• Herramienta de TIC y buena conexión: asegurarse de que la red tiene ancho de banda suficiente para admitir a varias personas conectadas en la reunión digital con el uso compartido de pantalla. En caso de que se necesite una sala específica para una mejor conexión, es necesario asegurar su disponibilidad durante el tiempo de auditoría.
• Seguridad y confidencialidad: disponer de tener una red segura con un sistema VPN (Red Privada Virtual) que pueda usarse para conectarse al sistema TIC. 
  Después de la auditoría únicamente conservaremos la información que resulte necesaria para demostrar el cumplimiento de nuestros requisitos de acreditación independiente
• Disponibilidad del equipo: como cualquier auditoría de certificación, es necesario asegurarse de que todas las personas que van a participar en la auditoría dispongan de la información de acceso, puedan acceder y estén invitadas a la videoconferencia y participar en la auditoría remota. Las personas deberían conectarse de acuerdo con lo establecido en el plan de la auditoría.
• Gestión del tiempo: la auditoría remota requiere una gestión del tiempo específica en comparación con la auditoría in situ. Los auditores de Bureau Veritas adaptarán su plan de auditoría en consecuencia.

¿QUÉ AUDITORÍAS PUEDEN REALIZARSE EN REMOTO / mixtas?

Para llevar a cabo este tipo de auditorías, se han fijado unas pautas en cuanto a tiempos, intercambio de seguridad de la información, etc. que se encuentra fijadas en los documentos IAF MD4:2018, IAF MD 5:2019 e IAF ID 12:2015 sobre cómo realizar auditorías remotas.

En función de la información aportada por cada organización o cliente, se evaluarán y documentarán los riesgos y se valorará la viabilidad para realizar la auditoría de forma satisfactoria en remoto y/o mixta.

Progresivamente iremos contactando con todos los clientes para concretar las condiciones de realización de la auditoría. Nuestros equipos locales de certificación están a tu disposición para analizar la posibilidad de hacer las auditorías en remoto para cada una de las normas certificadas.