AUDITORÍAS EN REMOTO / mixtas
Derivado de la crisis mundial de coronavirus, los procesos de auditoría han evolucionado adaptándose al uso de las TICs durante dicho periodo. Estos nuevos métodos en remoto han demostrado ser muy eficaces, garantizando la adecuada realización de las auditorías.
Por ello, en Bureau Veritas continuamos apostando por estas técnicas para la realización de las auditorías en remoto, tanto se realicen de forma total o parcial.
¿qué es una auditoría en remoto / mixta y cómo se lleva a cabo?
Una auditoría remota* se lleva a cabo cuando un auditor evalúa los procesos, políticas, procedimientos y personal de la empresa de una organización en tiempo real a través de las TIC (tecnologías de la información y la comunicación). Un auditor puede entrevistar a los auditados a través de herramientas de videoconferencia, teniendo la posibilidad de revisar (por ejemplo, utilizando las funciones de pantalla compartida) los documentos de forma remota mientras hace preguntas o solicita aclaraciones. Es posible que en algunos casos sea necesario realizar parte de la auditoría de forma presencial, por lo que en estos casos nos referimos a la auditoría como MIXTA.
Para la realización de las auditorías en remoto, en Bureau Veritas utilizamos principalmente el software para videoconferencias de Microsoft: Teams. Pero somos flexibles a la hora de utilizar otras herramientas o aplicaciones con las que se sienta más familiarizado el cliente.
(*) La opción de hacer en remoto puede depender de cada estándar, de forma que los criterios y la viabilidad de llevar a cabo una auditoría remota, así como su duración son determinadas por cada organismo de acreditación, organismo de supervisión o propietario del esquema y deben respetarse.
PRINCIPALES BENEFICIOS DE LAS AUDITORÍAS REMOTAS
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SOSTENIBILIDAD
Impacto positivo en la sostenibilidad, reducción de emisiones relacionadas con viajes, alojamiento en hoteles, etc.
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SEGURIDAD
Reducir las amenazas relacionadas con la seguridad derivadas de los viajes, con la actividad de la organización auditada, la salud y el bienestar del auditor, etc.
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EFICIENCIA
Las auditorías remotas permiten al auditor acceder a más sitios
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OPTIMIZACIÓN
Poder obtener más información y entrevistar a más personal dentro de un marco de tiempo determinado
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FLEXIBILIDAD
La posibilidad de respuesta flexible, a cambios imprevistos, en relación con el plan de auditoría
pasos del proceso de auditorÍa en remoto
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1. CUESTIONARIO DE VIABILIDAD
El cliente recibe un breve cuestionario de viabilidad , con el objeto de determinar y analizar mediante nuestros procesos técnicos la viabilidad de aplicar una auditoría en remoto y establecer la duración determinada de jornadas de auditoría en remoto o mixtas (remoto/in situ) en su próxima auditoría
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2. ANÁLISIS DE RIESGOS
Para determinar la viabilidad de una auditoría en remoto
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3. PLANFICACIÓN
Creamos el calendario de actuación y evaluamos las herramientas TIC con las que cuenta el cliente para llevar a cabo el proceso de auditoría en remoto
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4. REUNIÓN CON EL AUDITOR
Se realiza una primera reunión entre auditor y cliente en la que se plantean todos los detalles logísticos y tecnológicos que intervienen en el desarrollo de la auditoría en remoto
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5. AUDITORÍA EN REMOTO
Se realiza el proceso de auditoría y verificación de los requisitos establecidos por la norma
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6. RECEPCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA EN REMOTO
Una vez finalizado el proceso de auditoría en remoto, nuestras oficinas centrales reciben el informe con toda la documentación generada
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7. CORRECCIÓN DE POSIBLES NO CONFORMIDADES
Si una vez analizada toda la documentación obtenida tras la auditoría se detecta alguna no conformidad, se informa al cliente para que pueda subsanarla antes de continuar con el proceso.
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8. ENTREGA DEL CERTIFICADO
El cliente recibe el certificado tras haber finalizado con éxito el proceso de auditoría en remoto.
¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES DE ÉXITO PARA que UNA AUDITORÍA REMOTA / Mixta sea EFECTIVA?
Requisitos clave para una auditoría remota efectiva y eficiente:
- Preparación de documentos: asegurar que los documentos estén listos y disponibles para compartir en la pantalla con el auditor. Como no es posible una visita in situ, previamente es recomendable asegurarse de que todos los documentos son accesibles de forma remota y se pueden compartir en línea.
- Herramienta de TIC y buena conexión: asegurarse de que la red tiene ancho de banda suficiente para admitir a varias personas conectadas en la reunión digital con el uso compartido de pantalla. En caso de que se necesite una sala específica para una mejor conexión, es necesario asegurar su disponibilidad durante el tiempo de auditoría.
- Seguridad y confidencialidad: disponer de tener una red segura con un sistema VPN (Red Privada Virtual) que pueda usarse para conectarse al sistema TIC.
Después de la auditoría únicamente conservaremos la información que resulte necesaria para demostrar el cumplimiento de nuestros requisitos de acreditación independiente - Disponibilidad del equipo: como cualquier auditoría de certificación, es necesario asegurarse de que todas las personas que van a participar en la auditoría dispongan de la información de acceso, puedan acceder y estén invitadas a la videoconferencia y participar en la auditoría remota. Las personas deberían conectarse de acuerdo con lo establecido en el plan de la auditoría.
- Gestión del tiempo: la auditoría remota requiere una gestión del tiempo específica en comparación con la auditoría in situ. Los auditores de Bureau Veritas adaptarán su plan de auditoría en consecuencia.
¿QUÉ AUDITORÍAS PUEDEN REALIZARSE EN REMOTO / mixtas?
Para llevar a cabo este tipo de auditorías, se han fijado unas pautas en cuanto a tiempos, intercambio de seguridad de la información, etc. que se encuentra fijadas en los documentos IAF MD4:2018, IAF MD 5:2019 e IAF ID 12:2015 sobre cómo realizar auditorías remotas.
En función de la información aportada por cada organización o cliente, se evaluarán y documentarán los riesgos y se valorará la viabilidad para realizar la auditoría de forma satisfactoria en remoto y/o mixta.
Progresivamente iremos contactando con todos los clientes para concretar las condiciones de realización de la auditoría. Nuestros equipos locales de certificación están a tu disposición para analizar la posibilidad de hacer las auditorías en remoto para cada una de las normas certificadas.
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CASOS DE ÉXITO
CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA EN AUDITORÍAS DE FASE 1 EN REMOTO EN CERTIFICACIONES INICIALES
Se deberá de tener en cuenta que el hecho de realizar la Fase I en remoto en una nueva certificación es susceptible de perder alguna información relevante por no visitar las instalaciones y por no interactuar con el personal de la organización del Sistema de gestión. Este hecho podría derivar en la identificación de deficiencias en la Fase II no detectadas anteriormente.